ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ

Тяжело даже вообразить, в какой степени структура бизнес-процессов продиктована ограничениями картонного делопроизводства.

Майкл Хаммер, Джеймс Чампи.

"Реинжинирчнг вашего бизнеса"

Электрическая разработка способна на сто процентов поменять как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. А именно, она может освободить служащих от неспешной и трудозатратной работы с картонными документами. Подмена ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ картонных процессов электрическими позволяет умственным работникам заниматься плодотворной работой. Стопроцентно электрическая рабочая среда обычно именуется "безбумажным кабинетом" - термин этот существует по последней мере с 1973 года. Тогда это было мечтой. Не будет больше кип бумаги, в каких нереально отыскать подходящий документ. Не будет груд книжек и отчетов, в каких приходится ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ копаться в поисках рекламной инфы либо сведений о продажах. Не будет некорректно адресованных форм, потерянных счетов, неоднократного ввода одних и тех же данных, отсутствующих подписей и проволочек, вызванных недостающими документами.

Но "безбумажный кабинет", как и "искусственный ум", - одно из числа тех явлений, которые должны бы наступить "не сегодня-завтра ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ", но почему-либо все никак не становятся реальностью. В первый раз выражение "безбумажный кабинет" появилось четверть века вспять в заголовке статьи 1-го из отраслевых журналов для телефонных компаний. Для продвижения этой концепции больше всех сделала компания Xerox (хотя сама она никогда и не воспользовалась понятием "безбумажный кабинет"). В 1974-75 годах компания ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ гласила об "кабинете грядущего", в каком будут компы, электрическая почта и онлайновая информация. В период с 1975 по 1987 год деловые издания пару раз публиковали статьи, обещавшие, что "безбумажный кабинет", конструктивно меняющий рабочую обстановку, уже не за горами - но, помнится, в 1988 году я в одном из интервью гласил, что "эта ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ мечта о "безбумажном кабинете" все еще очень и очень далека от действительности: "Нынешние компы пока не способны воплотить ее в жизнь" .

В наши деньки все нужное для реализации этой мечты имеется. Графические компьютерные среды и улучшенные аналитические инструменты существенно упрощают интеграцию данных разных типов. Массивные, объединенные в сети индивидуальные компы ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ стали повсеместным атрибутом офисной обстановки. Веб соединяет меж собой ПК, разбросанные по всему миру. Все же потребление бумаги продолжает умножаться каждые четыре года, 95% всей инфы в Соединенных Штатах остается на бумаге, а в электрическом виде хранится только 1%. Объем бумаг вырастает резвее, чем электрическая разработка успевает их подменять!

В 1996 году ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ я решил разобраться, почему Microsoft, будучи активным проповедником подмены бумаг электрическими формами, продолжает воспользоваться картонными документами. К собственному удивлению, я вызнал, что за год мы напечатали на бумаге 350 тыщ отчетов о продажах. Я запросил эталоны всех применяемых в компании картонных форм. В толстенной папке, которая легла на мой стол ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, оказались сотки и сотки бланков. Одна только служба снабжения использовала в штаб-квартире компании целых 114 форм. В рамках нашей пенсионной программки 401К применялись восемь разных картонных форм - для присоединения к программке и выхода из нее, для сведений о сотруднике и для конфигурации его отчислений либо взносов. Всякий раз ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, когда правительство меняет правила дизайна таких документов, нам приходится обновлять и поновой печатать огромное количество форм и утилизировать тыщи старенькых бланков. Но рост употребления бумаги был только симптомом более суровой задачи: лишне запутанных и длительных административных процессов.

При виде папки с бланками я поразмыслил: "Для чего нам необходимы все эти ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ формы? Ведь у каждого нашего сотрудника есть компьютер. Все мы соединены меж собой. Почему бы нам не перейти на электрические формы и электрическую почту для более действенной организации работы и подмены всех этих бумаг?"

Я пользовался своим положением и отменил все ненадобные формы. Взамен их были разработаны системы ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, еще более четкие и комфортные в использовании, которые позволили нашему персоналу заниматься более увлекательной работой.

ВСЕ НАЧИНАЕТСЯ С ЩЕЛЧКА МЫШКОЙ

Сейчас новый сотрудник сталкивается с электрическими технологиями еще до этого, чем его воспримут на работу. Мы получаем раз в день 600-900 резюме от соискателей работы в нашей компании - по обыкновенной и электрической ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ почте либо через наш интерактивный инструмент ввода резюме Resume Builder на сайте Microsoft'. Если два года вспять всего 6% резюме поступали в электрическом виде, то сейчас через электрическую почту либо Сеть приходит уже 70%, и эта толика продолжает расти. Соответственная программка автоматом подтверждает получение каждого посланного соискателем отправления. В базу данных информационной ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ системы набора служащих, разработанной компанией Restrac2 из Лексингтона, штат Массачусетс, информация, введенная через Resume Builder, попадает впрямую, а из электрических писем извлекается специальной программкой разбора. Бумажные резюме сканируются и преобразуются в текст, который также загружается в базу данных. Все резюме в течение суток - 2-ух проходят автоматическое сравнение ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ со перечнем свободных должностей.

В поисках многообещающих кандидатов сотрудники отдела кадров просматривают базу данных с присланными резюме, консультируясь с менеджерами по найму лично либо по электрической почте. Для составления графика собеседований с соискателями они употребляют программку календарного планирования. Каждый интервьюер получает копию резюме и другую информацию о соискателе ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ по электрической почте. После встречи с возможным работником каждый интервьюер отправляет свое мировоззрение о кандидате в отдел кадров, менеджеру по найму и другим интервьюерам, предлагая тем, кто будет беседовать с соискателем на последующих шагах, перечень уточняющих вопросов. Таковой оперативный обмен данными, получаемыми на собеседованиях, гарантирует, что интервьюеры будут опираться на ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ работу друг дружку, а не дублировать ее. К примеру, предшествующий интервьюер может предложить последующему лучше разобраться в возможностях кандидата работать в коллективе. Если в отношении плюсов кандидата нет никаких колебаний, соответственное уведомление по электрической почте предложит сосредоточить усилия на объяснении ему преимуществ работы в

Microsoft.

Представим, некоторая соискательница - назовем ее ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ Шарон Хол-лоуэй - воспринимает наше предложение о поступлении на работу в Microsoft. Я расскажу обо всем, что с ней далее произойдет, и пусть Шарон - лицо условное, аналогичный путь проходят все те 85 человек, которых мы принимаем раз в неделю. Хотя наша корпоративная интрасеть - это глобальная система, которой пользуются все ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ 28 с излишним тыщ служащих Microsoft по всему миру, мы представим, что Шарон будет работать в нашей штаб-квартире в Редмонде, штат Вашингтон.

До того как Шарон прибудет в Microsoft, ассистент по административной работе из ее будущей группы заполняет в корпоративной интрасети электрическую форму регистрации нового сотрудника, чтоб заказать учетные записи голосовой ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ и электрической почты, офисную мебель и компьютер с заблаговременно установленными программками - все это должно быть готово к тому моменту, когда Шарон в первый раз выйдет на работу. Наполнение этой же формы гарантирует, что Шарон занесут в перечень телефонных номеров компании, на двери ее кабинета появится табличка с ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ ее именованием, а в канцелярии для нее будет установлен почтовый ящик. Введенные в форму данные направляются конкретно группам, отвечающим за подобные вопросы; электрическая регистрация обеспечивает, что ничего не будет упущено.

После вводной беседы, на которой менеджер отдела кадров ведает об общем подходе компании к производственным и кадровым вопросам, Шарон и другие новые ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ сотрудники знакомятся с внутренним веб-сайтом компании, при помощи которого они будут решать огромную часть собственных административных заморочек. Шарон заходит в онлайновый режим, чтоб просмотреть управление для служащих (оно больше не выпускается на бумаге), скопировать

программки, которые ей потребуются сверх стандартной конфигурации, и заполнить свою электрическую налоговую форму.

Потом Шарон ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ обращается к MS Market, интрасетевому инструменту службы снабжения, где она может заказать для себя канцелярские продукты, книжки, доску для презентаций и визитные карточки. MS Market автоматом заносит в бланк заказа ее фамилию и имя, адресок электрической почты, фамилию вышестоящего менеджера, санкционирующего ее заказы, и другую стандартную ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ информацию. Шарон необходимо заполнить только несколько выделенных полей с информацией, относящейся конкретно к этому заказу. Исполнители получают заказ в электрическом виде и доставляют все требуемое в ее кабинет. Если сумма заказа превосходит некоторый обсужденный предел, заказ должен быть утвержден вышестоящим управлением. Электрическая система в данном случае автоматом направляет форму ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ подходящим менеджерам для визирования - также электрического.

Шарон посещает веб-сайты архивов и библиотеки Microsoft, также электрического бюллетеня компании, при помощи которых она будет учить материалы конторы. Подписавшись на одну либо несколько услуг службы новостей нашей библиотеки, Шарон будет получать последние известия о событиях в компании и во всей отрасли в электрических версиях ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ таких изданий, как The Wall Street Journal, The New York Times, CNet. Открытие онлайнового доступа к этим услугам привело к повышению числа подписчиков посреди наших служащих, так, круг читателей Wall Street Journal расширился с 250 до 8000 человек. Онлайновая библиотека ведет сборники книжек, программного обеспечения и видеоматериалов, доставку которых в ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ свои кабинеты сотрудники могут заказывать по Сети. Не считая того, библиотекари ведут интернет-страницы с новостями и материалами исследовательских работ по каждой группе товаров Microsoft.

Новые сотрудники не должны следовать какому-то стандартному маршруту движения по нашему корпоративному веб-сайту. Мы принимаем на работу без помощи других мыслящих, пытливых людей ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ и даем им полную свободу исследования наших ресурсов. Овладев исходными способностями, они глубоко погружаются в деловые либо технические области, связанные с их работой и интересами. Новые сотрудники пользуются веб-сайтом конкретно так, как думало, - для того чтоб обучаться и делать свою работу.

Когда Шарон в первый раз получит заработную ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ плату, обозначенная в платежной ведомости сумма автоматом будет переведена на ее банковский счет, при всем этом Шарон может просмотреть квитанцию о начислении и подробности расчета выплаченной суммы на специальной защищенной страничке интрасети. Если Шарон по той либо другой причине захотит перевести собственный счет в другой банк, она сумеет ввести ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ данные нового денежного учреждения также в онлайновом режиме.

Если Шарон пригодится совершить бизнес поездку, она может в интерактивном режиме забронировать место в самолете и гостинице при помощи соответственного инструмента, разработанного Microsoft в партнерстве с American Express. Эта система, которая именуется AXI и работает в интрасети круглые сутки и без ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ выходных, предоставляет Шарон прямой доступ к корпоративным льготным авиатарифам, инфы о расписании рейсов и наличии мест, инструменту поиска прибыльных тарифов, планам салонов самолетов, списку гостиниц, с которыми компания имеет договоры, также способности оперативно получить информацию о рейсе либо запросить увеличение класса обслуживания. Правила Microsoft в отношении поездок ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ служащих конкретно интегрированы в систему AXI. Получив необычный запрос на поездку, AXI сформировывает и отсылает электрическое письмо админу системы для принятия решения. Информация о расходах на поездку в электрическом виде отсьиается начальнику Шарон для электрического визирования. В течение 3-х рабочих дней после того, как вышестоящий менеджер утвердит поездку, на ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ банковский счет Шарон поступают средства для возмещения понесенных ею расходов.

ПОДДЕРЖКА Конфигураций В Образе жизни

В противоположность принятому представлению сотрудники Microsoft никак не зациклены лишь на работе. Наша Шарон выходит замуж, проводит медовый месяц, а возвратившись на службу, регистрирует предоставленный ей отпуск в онлайновой форме. Когда они с супругом переезжают в новый ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ дом, Шарон вводит собственный новый адресок при помощи другой интерактивной формы, которая автоматом рассылает эту информацию всем подходящим службам - в отдел зарплаты и отдел дополнительных пособий, также организациям, занимающимся нашими пенсионными программками и программками приобретения корпоративных акций нашими сотрудниками. Она посещает интрасеть, чтоб ознакомиться с автобусными ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ маршрутами в собственном новеньком районе и выяснить, нельзя ли пользоваться для поездок на работу служебным автотранспортом.

1-ая электрическая форма в Microsoft была разработана для благотворительной кампании

1-ая электрическая форма в Microsoft была предназначена для кампании добровольческих пожертвований в поддержку United Way of America (Объединенный Путь Америки), некоммерческой организации, предназначенной для решения ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ мед и соц заморочек. Мы желали упростить нашим сотрудникам роль в этом великодушном деле.

Некие юзеры желали бы просто надавить кнопку, чтоб внести собственный вклад в общее дело. Другим необходимо ознакомиться с подробностями и поглядеть перечень участвующих в кампании некоммерческих организаций, в пользу которых они могут делать пожертвования ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ. Некие из служащих желали бы навести свои пожертвования определенным учреждениям либо на определенные направления деятельности, к примеру обучение либо борьбу с раковыми болезнями. Часть людей желали бы ближе ознакомиться с способностями личного роли в программках добровольческой помощи по месту проживания либо с другими методами поддержать деятельность United Way и других ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ организаций.

Наша электрическая форма добровольческих пожертвований идиентично комфортна как для того, кто желал бы сделать собственный взнос в течение нескольких секунд, так и для человека, который готов провести в системе час, просматривая сведения о различных благотворительных организациях перед тем, как принять конкретное решение. Форма предлагает также выбор разных ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ вариантов перевода средств, включая вычеты из заработной платы, взнос наличными либо в виде ценных бумаг.

При реализации проекта поддержки United Way мы в первый раз сделали комфортную в использовании форму, просто работающую в компьютерной сети, и многому при всем этом научились. Таковой опыт нам здорово понадобился при разработке всех следующих ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ интрасетевых приложений. И, не считая того, новенькая электрическая форма позволила собрать на 20 процентов огромную сумму пожертвований, чем при помощи применявшихся в предшествующей кампании картонных бланков!

Когда у Шарон с супругом появится ребенок, она отыщет в корпоративной сети информацию о семинарах для родителей, об оплачиваемом отпуске по уходу за ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ ребенком, о близкорасположенных детских учреждениях и иных льготах и услугах. Шарон в электрическом виде предоставит мед документы, связанные с рождением малыша, и обратится к интрасети для регистрации собственного нового статуса в программке дополнительных выплат. Принятая в Microsoft программка дополнительных пособий и льгот построена по "принципу кафе", где каждый сотрудник ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ без помощи других выбирает, на что издержать выплачиваемую ему общую сумму. Служащий может моделировать разные сценарии расходования этой суммы и глядеть, что выходит при том либо ином ее рассредотачивании -

можно избрать оплату общемедицинских, стоматологических либо офтальмологических услуг, страхование жизни либо страхование от утраты трудоспособности, оплату членских взносов спортивно-оздоровительного клуба ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ либо услуг юриста, - система моделирования указывает, как повышение либо уменьшение суммы одной из этих статей оказывает влияние на весь пакет. Шарон может также установить нужную величину удержаний из основной заработной платы, если приглянувшийся ей пакет льгот не уложится в сумму, выплачиваемую компанией.

При помощи онлайнового инструмента Шарон также управляет ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ своими вкладывательными планами - пенсионными скоплениями по программке 401 К, приобретением акций компании и фондовых опционов. Она может навести всю свою зарплату на пенсионные выплаты либо приобретение акций, или указать долю заработной платы, направляемую на любой из вариантов пенсионных взносов. На веб-сайте Fidelity Investments, где ведется учет пенсионных начислений, Шарон ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ может ознакомляться с текущим состоянием собственного счета и индексами фондового рынка, изучить способности получения ссуд и просматривать историю собственных операций. Онлайновый инструмент покупки акций предоставляет Шарон возможность просмотреть количество и текущую цена принадлежащих ей акций, поменять размер удержаний из заработной платы либо отрешиться от предстоящего роли в программке. Инструмент работы ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ с фондовыми опционами позволяет ей получать защищенные электрической подписью уведомления о предоставлении ей еще одного пакета акций, просматривать сводку собственных опционов и рассматривать историю операций по их реализации. Брокерская компания Salomon Smith Barney, которая ведет фондовые опционы Microsoft, делает сайт, на котором Шарон сумеет проигрывать разные сценарии, чтоб найти, какую ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ часть акций ей необходимо реализовать, скажем, с целью перестройки собственного дома для возрастающей семьи. Сотрудники могут реализовывать свои фондовые опционы в онлайновом режиме, кроме того варианта, когда они живут в стране, требующей картонного дизайна сделок.

Также в онлайновом режиме Шарон, будучи сотрудником и акционером Microsoft, получает официальные ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ документы компании - составленный с соблюдением всех формальностей годичный отчет о прибылях и убытках публикуется в интрасети в валютах 7 разных государств совместно с моим каждогодним воззванием к акционерам, переведенным на 10 языков, - и тут же она может голосовать своими акциями по доверенности. Microsoft стала первой компанией, предоставившей возможность безбумажного онлайнового голосования по ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ доверенности своим сотрудникам-акционерам, и это содействовало увеличению толики таких служащих с 15 до 60 с излишним процентов.

ЕДИНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РЕШЕНИЯ Разных ЗАДАЧ ПЛАНИРОВАНИЯ

Одним из видов деятельности Шарон как спеца по маркетингу является планирование номенклатуры продукции. Огромную часть подходящей ей управленческой и денежной инфы она может получить в системе MS ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ Reports, которая является единым интерфейсом для доступа к бессчетным базам данных, содержащим сведения о расходах, клиентах, договорах и бюджете. Через MS Reports можно также обращаться к системе учета продаж MS Sales, кадровой системе HeadTrax и системе управления деньгами, включающей в себя главную бухгалтерскую книжку, необоротные активы, учетные данные по корпоративным ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ проектам, официальные и управленческие отчеты. MS Reports употребляет механизм сводных таблиц Excel для просмотра данных в разных качествах, что позволяет Шарон сосредоточиваться на анализе заморочек, не растрачивая времени на исследование структур данных. По мере обновления инфы она может просматривать прогнозы доходов от реализации собственных товаров отделениями компании в ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ мире. Эта же система позволяет ей проводить ретроспективный анализ прошлых рекламных кампаний на базе подробных сведений об участниках и структуре расходов на их проведение.

Проработав при помощи содержательных данных из MS Reports план будущей кампании, Шарон обращается к онлайновой программке составления сметы, в которую она вводит информацию о том, сколько ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ служащих она планирует привлечь для продвижения нового продукта и сколько для этого будет нужно средств. Эта же программка позволяет ей потом держать под контролем бюджет рекламной программки в протяжении всего проекта, предоставляя ответы на такие вопросы, как "Как стремительно расходуются средства?", "По каким статьям выполняются расходы?" и ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ "Как лучше перераспределить ресурсы для новых проектов?".

Шарон может пользоваться к тому же дополнительным инвентарем планирования, OnTarget, для более кропотливого контроля за расходами. OnTarget предоставляет полную бухгалтерскую информацию по проекту, позволяя менеджеру составить представление о расходах по различным регионам либо денежным годам.

ЕДИНАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЛИТИКА ПООЩРЕНИЯ Служащих

Когда Шарон получила увеличение в ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ должности и стала менеджером, одной из ее новых обязательств явилось проведение анализа эффективности работы подчиненных за полугодие. Каждый ее сотрудник пишет отчет, в каком сам дает оценку собственной работе, а Шарон добавляет к отчету свое мировоззрение об эффективности труда данного работника. В ее оценке деятельности подчиненного учитывается мировоззрение коллег ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, при всем этом электрическая почта упрощает получение откликов от людей, работающих не только лишь в примыкающих подразделениях, но даже и на других материках. Шарон совместно со своим начальником анализируют изготовленные ею оценки работы служащих и предложенные для их рейтинги. Потом Шарон встречается с каждым из служащих лично ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, чтоб обсудить эффективность его работы и поставить новые цели.

Ранее менеджерам Microsoft приходилось растрачивать больше времени на бумажное оформление таких отчетов, чем на обдумывание их содержания. Особая программка составления оценок эффективности работы служащих упрощает работу менеджеров и сразу гарантирует следование стратегическим принципам компании. Программка рассчитывает стандартный показатель увеличения квалификации ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ каждого сотрудника и размер его премии, делая упор на обозначенный Шарон рейтинг, уровень должности сотрудника и его текущий оклад. Может быть изменение таких автоматом рассчитанных значений (к примеру, за вправду выдающиеся заслуги можно поднять сотруднику "до упора" и оклад, и премию), но менеджеры при всем этом должны следовать установленным в ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ компании общим процентным нормативам. Когда Шарон вводит рейтинги для каждого сотрудника, программка автоматом вычисляет новое групповое среднее значение. Если оно оказывается очень огромным либо очень малым, Шарон может возвратиться на предшествующий шаг и поменять числа. После того как вышестоящие менеджеры поставят электрическую визу на приготовленные Шарон предложения, все конфигурации ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ премиальных выплат будут автоматом ориентированы программкой в надлежащие записи главной базы данных отдела кадров и в системы учета фондовых опционов.

Автоматическое преобразование рейтингов в величину вознаграждения и средства зрительного сопоставления оценок с их упорядочением по коэффициентам эффективности либо величине оклада, также другие способности этой программки помогают менеджерам поддерживать ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ систему неизменной оценки служащих на основании эффективности работы и корпоративной политики поощрения. По нашим подсчетам, эта программка позволяет также более чем в два раза понизить временные издержки менеджеров на работу по анализу эффективности труда их подчиненных.

КАК МЫ Сберегли КУЧУ БУМАГИ. И 40 МИЛЛИОНОВ Баксов

Применение интрасети заместо картонных форм отдало ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ потрясающие результаты. Пока эта книжка готовилась к печати, мы уменьшили число видов применяемых в компании картонных форм с тыщи с излишним до всего только 60. Посреди подразделений, которые ранее имели наибольшее число картонных форм, отметим отдел снабжения, где сейчас употребляется только одна форма заместо 114, производственный отдел, где осталось 6 форм, и отдел ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ кадров, который сейчас обходится 39 формами. Из 60 остающихся картонных форм 10 требуются по закону, 40 нужны для взаимодействия со посторонними организациями, системы которых не поддерживают "безбумажных" технологий, а 10 употребляются так изредка, что у нас пока просто не было стимула перевести их в электрический вид. Многие компании заинтересованы в том, чтоб уверить партнеров ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ и правительственные организации принимать информацию в электрическом виде, чтоб стопроцентно "безбумажный" подход к построению систем обмена данными стал глобальным.

В целом экономия от описанного в этой главе использования электрических форм составила в 1997-98 годах, в течение первых 12-ти месяцев после перехода на новейшую систему, по последней мере 40 миллионов баксов. Самую ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ большую экономию принесло сокращение расходов, связанных с обработкой документов. Бухгалтерские компании оценивают расходы на обработку картонных заказов - огромную часть которых составляет оплата труда людей, работающих с ними, - в 145 баксов за транзакцию. Сравните это со ценой обработки электрических форм в Microsoft, составляющей всего 5 баксов за транзакцию. За 1-ый год эксплуатации только ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ система MS Market обработала 250 тыщ транзакций на общую сумму более 1,6 млрд баксов, сэкономив при всем этом нашей компании на их обработке более 35 миллионов баксов. Объемы транзакций существенно растут. В упомянутые 35 миллионов входят 3 миллиона баксов, сэкономленные за счет переключения на другие задачки 22 служащих службы снабжения работающих в различных странах. Не ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ считая того, MS Market направляет служащих, оформляющих заказы, конкретно к тем поставщикам, с которыми мы условились о скидках на оптовые закупки, что тоже является значимым фактором экономии.

Интрасетевые приложения предоставляют служащим возможность ведения собственных записей в системе дополнительных выплат, вкладывательных планов и даже публичной благотворительности, возлагая ответственность ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ конкретно на тех, кто больше всего заинтересован в результатах. Инструменты самостоятельного администрирования системы льгот и пособий позволяют моделировать результаты конфигураций, до того как фиксировать их в системе. Данные, вводимые служащими в программку добровольческих пожертвований на благотворительные нужды (вверху) и форму оплаты мед страховки (понизу), поступают конкретно в систему расчета зарплаты ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ Microsoft, освобождая сотрудникам отдела кадров время на решение стратегических задач, таких, как поиск новых работников и обучение.

Переход на электрические формы в таких сферах, как пенсионный план 401 К, план приобретения акций сотрудниками и план фондовых опционов, сберег нам трудовые затраты еще на один миллион баксов в год. Хотя некое ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ сокращение численности персонала и вышло, большая часть высвободившихся служащих были переведены на решение более принципиальных задач, которыми они ранее не имели способности заниматься, так как обязаны были растрачивать очень много времени на чисто механические административные операции. Один из таких служащих, который ранее весь денек отвечал на рутинные вопросы, сейчас поддерживает ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ содержимое интернет-страницы со перечнем ответов на такие вопросы. Всего за год число служащих, пользующихся онлайновыми системами для получения инфы о собственных счетах и консультаций по корпоративному пенсионному плану 401 К, возросло с 24 до 51%. В итоге за то же время объем помощи, оказываемой консультантами сервисной службы, сократился в два раза ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, с 35 до 17%.

Наша новенькая онлайновая система планирования поездок должна уменьшить затратные расходы соответственного подразделения и утроить эффективность работы его агентов, доведя среднее число вполне оформленных поездок (обычно сюда заходит бронирование гостиниц, заказ авиабилетов и аренда автотранспорта) с 8 до 25 в денек на каждого агента. Воззвание служащих за ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ данными услугами сначала к партнерам Microsoft сбережет нам миллионы баксов в год. Среднее время, затрачиваемое служащим на оформление поездки снутри страны, должно снизиться с 17 минут, включающих время на 6 телефонных звонков либо отправку 6 электрических писем, приблизительно до 5 минут.

Все административные приложения и сайты, о которых я гласил в этой главе, работают на системе ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ, состоящей из 12-ти двух- и четырехпроцессорных серверов. Общая цена аппаратуры составляет около 300 тыщ баксов. Разработка этих средств, выполнявшаяся в течение 2-ух лет, стоила нам около 8 миллионов баксов, а их неизменная поддержка - 765 тыщ раз в год. Хотя наша система обошлась намного дешевле, чем многие подобные, ее цена относительно высока, так ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ как в почти всех решениях мы были первыми. Компаниям, которые будут разрабатывать и внедрять такие системы сейчас, они обойдутся дешевле. К примеру, отсутствие в то время эталонов интеграции с системами посторониих поставщиков удорожало цена наших разработок - сейчас же появились программные продукты, поддерживающие экономную интеграцию, а именно наш ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ сервер электрической коммерции. Такие эталоны и расширение функциональности коммерческих пакетов программ будут обеспечивать и предстоящее понижение расходов компаний, строящих подобные системы.

Невзирая на то что мы растрачивали огромные средства на поиск новых решений, бюджет нашего центрального отдела ИТ, в который входят и описанные тут административные программки, и многие другие большие ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ деловые приложения, сократился на 3% в период с 1996 по 1999 год благодаря в главном стандартизации данных и укрупнению действующих у нас информационных систем.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ - ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ

Электрические инструменты приносят и другую пользу, не считая понижения цены транзакций. К примеру, система MS Market просит соответственного доказательства перед обработкой заказа, препятствуя тем неприемлимым приобретениям, которые ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ могли бы просто перескочить в картонной системе. Адреса сейчас не пишутся от руки, а печатаются на клавиатуре, потому некорректная доставка фактически исключена. Взаимодействие с поставщиками вполне документируется, расходы известны заблаговременно, так что противные неожиданности исключаются. Не считая того, оплата поставщикам поступает резвее, и это провоцирует их более оперативно доставлять ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ заказы. Бизнес-правила встраиваются в систему еще при разработке, так что, к примеру, заказ с неверным кодом статьи расходов просто не будет принят. Это позволяет нашей денежной группе избавиться от многочасового поиска ошибок в учетных записях. Мы получили также возможность выявлять потребительские стереотипы наших служащих и, пользуясь этой ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ информацией, заключать более прибыльные соглашения с поставщиками продуктов и услуг. Перечень плюсов можно продолжить, и мы повсевременно обнаруживаем новые.

Перевод на электрические системы отделов кадров, снабжения .и услуг для служащих, также тех функций, которые они делают в Microsoft, изменил стиль работы всей компании. Разрешив сотрудникам без помощи других заносить ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ конфигурации в адресок места жительства, вводить и изменять характеристики пенсионных скоплений, мы возлагаем ответственность на конкретно заинтересованных. "Самообслуживание" в распоряжении дополнительными выплатами позволяет сотрудникам отдела кадров направлять больше энергии на стратегические кадровые вопросы, к примеру подбор новых служащих и обучение.

Базовая неувязка хоть какой организации - как избавиться от бюрократии - это только ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ одна из задач, решаемых по инициативе и силами нашего отдела кадров. Сотрудники отдела провели огромное количество "традиционных" исследовательских работ по реинжинирингу, с тем чтоб найти, какие рутинные процессы можно заавтоматизировать, а какие процессы требуют их проф способностей. Наши кадровики желают заниматься "мыслительной работой, а не ручным трудом ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ".

Биться НЕ С БУМАГАМИ, А С НЕГИБКОСТЬЮ

Моя напористость в устранении картонных процессов может сделать неверное воспоминание, что я являюсь ортодоксальным "антибумажником". Да, я против картонных форм, но даже я как и раньше распечатываю длинноватые электрические документы, которые желаю прочесть и снабдить комментами. Большая часть людей, когда им необходимо как ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ-то организовать большой документ, обожают раскладывать странички на столе так, чтоб созидать их все сразу, - это не так просто сделать на ПК! Пока не произойдут революционные конфигурации в технологии плоских экранов - а насыщенные исследования в этой области ведутся в Xerox, лаборатории Media Lab Массачусетского технологического института, институте городка Кент, Microsoft и ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ других корпоративных и академических научных центрах США и Стране восходящего солнца, - печатные книжки и журнальчики как и раньше будет удобнее читать и носить с собой, чем электрические носители инфы.

Информационно-насыщенное будущее не наступит, пока не появятся новые, качественные мониторы. Microsoft в конце 1998 года показала технологию под ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ кодовым заглавием ClearType, которая позволяет цветным жидкокристаллическим экранам показывать текст приметно лучше, чем ранее. Сочетание этой технологии с улучшенным аппаратным обеспечением приведет к революционным переменам. Должны показаться экраны так гибкие, что их можно будет сворачивать в трубочку либо ложить и носить с собой, как газету. В другие виды экранов ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ будет встраиваться вся электроника компьютера, так что весь ПК сумеет стать узким, как крышка с экраном у сегодняшних лэпто-пов. Одна из новых технологий позволяет экрану сохранять изображение после отключения питания. Не хватает только электрических

чернил, чтоб можно было нарисовать на таком экране картину и повесить ее на стенку ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ.

Нынешние ПК удобнее для чтения, чем бумага, в этом случае, когда вы работаете с относительно маленькими документами, активно обмениваясь ими с другими людьми, либо если вы занимаетесь поиском и многоаспектным анализом данных. Простота поиска и гипертекстовые ссылки - это главные предпосылки того, что электрические энциклопедии уже обогнали по популярности собственных печатных предшественников ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ.

Что касается форм, то если идет речь о заполнении их полей данными, которые все равно должны в какой-то момент попасть в компьютерные системы, то тут полное устранение бумаги уже назрело. В неприятном случае вы будете обязаны организовать в вашей компании подразделения, единственным занятием которых будет сбор печатных бланков ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ и ввод инфы с их в компьютер. В итоге вам безизбежно придется иметь дело с людьми, которые, измеряя эффективность собственной работы, будут гордо докладывать вам, какого прогресса достигнули, добившись понижения частоты ошибок с 3-х до 2-ух процентов! Если же вы сходу начнете с электрических форм, то не только ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ лишь избавитесь от излишней работы, да и обеспечите единообразие, простоту оценки и правильную авторизацию процессов ввода данных.

Когда вам что-то непонятно в картонной форме, вам приходится кому-нибудь звонить либо идти за консультацией в соответственный отдел, где вы к тому же постоите в очереди. В нашей же интрасети любая ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ страничка содержит общие и подробные данные, поддерживает возможность поиска, имеет ссылки на схожие странички и списки ответов на обычные вопросы (FAQ). По нашему опыту, отлично обмысленный раздел FAQ для нового приложения в интрасети может сберечь пару сотен ответов на электрические письма от служащих, которые осваивают это приложение.

Если вы чего ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ-то не сообразили в электрической форме либо считаете, что какое-то поле должно заполняться не вручную, а автоматом, вы сможете щелкнуть на строке "отправить электрическое сообщение" и ввести свои комменты - пару слов, скажем, "Тут что-то не так!". Оборотная связь с юзерами позволила нам сделать сотки ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ маленьких и больших усовершенствований интрасетевых форм. При этом для реализации этих конфигураций не надо ожидать годами, как это бывало с картонными бланками. Для веб-форм почти всегда такие конфигурации выполняются в интервале от нескольких дней до нескольких месяцев.


izbiratelnoj-komissii-rossijskoj-federacii-stranica-4.html
izbiratelnoj-sisteme-rossijskoj-federacii-20-let.html
izbitochnaya-uverennost-predskazanij-v-otnoshenii-sebya-i-drugih-lyudej.html